Quelle est la durée préconiser par la CNIL pour l'archivage intermédiaire de données personnelles dans le cas de prospection commerciale ?
Vérifié par notre équipe le 16/01/2025 • Société • 6 sources
Il faut savoir que concernant les prospects (personnes non clientes) : La CNIL recommande une durée de conservation maximale de 3 ans après le dernier contact ou la dernière interaction émanant de la personne concernée, tandis que pour les clients : Les données peuvent être conservées pour la durée de la relation commerciale, puis pour une durée maximale de 3 ans à compter de la fin de cette relation (par exemple, date de la dernière commande).
Dès lors concernant l'archivage intermédiaire : Une fois les délais sus évoqués dépassés, les données peuvent être conservées sous une forme restreinte, uniquement pour répondre à des obligations légales ou pour la gestion de litiges éventuels. Durant cette phase les données doivent être accessibles uniquement à un nombre limité de personnes habilitées.
Par conséquent , lorsque la loi impose une durée spécifique, elle doit être respectée. Par exemple :
-Les bulletins de paie doivent être conservés 5 ans (article L. 3243-4 du Code du travail).
-Les documents fiscaux doivent être conservés 6 ans (article L. 102 B du Livre des procédures fiscales).
En l'absence d’obligation légale spécifique autrement dit, si aucune loi ne fixe une durée de conservation, c'est le responsable de traitement qui doit réaliser une analyse des besoins en tenant compte :
-De la finalité du traitement (par exemple, prospection commerciale, preuve de conformité).
-Des risques pour les droits et libertés des personnes concernées.
-Des délais de prescription applicables (généralement 5 ans en France pour les actions civiles, selon l'article 2224 du Code civil).
Source : Article 5 de la délibération n° 2016-264 du 21 juillet 2016 portant modification d'une norme simplifiée concernant les traitements automatisés de données à caractère personnel relatifs à la gestion de clients et de prospects (NS-048)
Le guide pratique de la CNIL sur les durées de conservation
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